Shopify CSV取込で受注管理を自動化した方法

背景・状況

PRIMA!はShopifyでECを運営している。注文はShopify上で完結するが、受注後の業務 --- 色パターンの集計、発注書の作成、在庫の引当、生産管理への連携 --- はすべて手作業で行っていた。

注文が入るたびにShopifyの管理画面を開き、注文内容を確認し、手動でCRMに入力する。この繰り返しが日常業務の大きな負担になっていた。

課題・問題

手作業による受注データの転記には、以下の問題が存在していた。

• 1日あたり約30分の入力作業が発生。注文件数が増えるほど比例して増加する
• 転記ミスが避けられない。特に色パターン（Gold/Silver × 8色）の入力間違いは発注ミスに直結する
• リアルタイム性がない。Shopifyの注文とCRMのデータに常にタイムラグが発生する
• テストアカウントの注文が混入し、集計数値が狂う

判断・アクション

Shopify APIによるリアルタイム連携も検討したが、まずは最もシンプルで確実な手段として、CSVエクスポート → CRMインポートの仕組みを構築する判断をした。

検討した選択肢

• Shopify API連携 --- リアルタイム性は高いが、Webhook設定やAPI認証の管理が必要。初期段階ではオーバースペック
• Zapier/Make連携 --- 月額コストが発生。カスタムロジック（16色パターン抽出）の実装が難しい
• CSV取込 --- Shopifyの標準エクスポート機能を利用。カスタムロジックはPHP側で自由に実装可能。最もシンプルかつ確実

実装のポイント

• UPSERT対応 --- 同じ注文番号が再度インポートされた場合、上書き更新する。重複登録を完全に排除
• 顧客自動紐付け --- メールアドレスをキーに既存顧客と自動マッチング。新規顧客は自動作成
• 16色パターン自動抽出 --- 商品名から金具色（Gold/Silver）とアイカラー（8色）を自動判定し、パターンコードを付与
• テストアカウント自動除外 --- 特定のメールアドレスパターンを検知し、集計対象から自動除外
• キャンセル処理対応 --- キャンセルされた注文のステータスを自動反映。在庫の戻し処理も連動

結果

1日30分かかっていた手作業がワンクリックで完了するようになった。CSVをアップロードするだけで、受注データの登録、顧客紐付け、色パターン集計がすべて自動で処理される。

入力ミスはゼロ。テストアカウントの混入もゼロ。パターン集計もリアルタイムで確認でき、発注書作成へのスムーズな連携が実現した。

学び・気づき

「最もシンプルな手段が最も確実」という原則を改めて実感した。Shopify APIやZapierも選択肢としてはあったが、CSV取込という枯れた技術を選んだことで、トラブルなく安定稼働している。

ECプラットフォームとバックオフィスの連携は、最優先で自動化すべき領域。ここが手作業のままだと、注文が増えるほど業務が破綻する。